ADMINISTRATEUR (TRICE), SERVICES LÉGAUX ET RÉHABILITATION DES SOLS / ADMINISTRATOR, LEGAL AND SOIL REHABILITATION

November 8 2019
Industries Agriculture, Forestry, Fishing, Hunting
Categories Legal, Paralegal, Environment, IP, Patents, Trademarks, Environment
Montreal, QC

Description

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Titre du poste : Administrateur (trice), services légaux et réhabilitation des sols

Lieu : Montréal

Se rapporte à : VP services juridiques, et Conseillère générale associée / Directrice, réhabilitation des sols

Domtar est un important fournisseur d'une grande variété de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits hygiéniques absorbants. Comptant près de 10 000 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien.

Relevant de la VP services juridiques, et Conseillère générale associée et de la Directrice, réhabilitation des sols, votre principal mandat sera d’assurer un rôle de premier plan auprès de ces deux groupes tant au niveau du soutien administratif que des diverses communications internes et externes.

Principales responsabilités :

  • Agir à titre d’agent de liaison avec les intervenants internes et externes impliqués dans les différents projets et effectuer la coordination requise;
  • Codifier et traiter les factures pour paiement et des dépôts bancaires et faire les suivis nécessaires;
  • Gérer le système de suivi des budgets du groupe de réhabilitation des sols;
  • Aider à la mise à jour du projet de gestion du classement des Affaires juridiques et du Secrétariat corporatif (entretien et tri des dossiers, numérisation, etc.), et agir à titre d’administrateur du système pour le nouveau système qui sera mis en place;
  • Assumer la responsabilité de la gestion des dossiers des groupes de réhabilitation des sols, des Affaires juridiques et du Secrétariat corporatif, créer des dossiers et assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents;
  • Travailler sous la supervision des avocats internes, faire des recherches et participer à certains travaux de routine (p. ex., fournir des gabarits juridiques, tels les accords de non-divulgation, aux clients internes et aider ces derniers à les remplir);
  • Effectuer la production et la mise en page de divers documents, faire les photocopies au besoin et numériser divers documents et rapports;
  • Coordonner la gestion d’agenda et la planification des voyages et réunions;
  • Assurer le traitement quotidien du courrier et faire les envois postaux;
  • Coordonner les commandes de fourniture de bureau;
  • Organiser des rencontres et événements selon les besoins;
  • Préparer divers documents de communications internes et internes ainsi que des présentations;
  • Effectuer les tâches de gestion de bureau classiques et fournir le soutien administratif au besoin.

Compétences clés :

  • Grande discrétion, débrouillardise, tact et diplomatie;
  • Efficace, flexible et forte habileté à gérer les priorités;
  • Personne méticuleuse, organisée, engagée, possédant du leadership et un bon esprit d’équipe;
  • Vous prenez naturellement l’initiative dans les projets en cours et savez composer avec un milieu dynamique;
  • Capacité à évoluer avec un minimum de supervision et d’encadrement.

Expérience professionnelle et qualifications :

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou l’équivalent;
  • Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
  • Connaissance sommaire du milieu industriel et/ou expérience dans un bureau d’ingénierie-conseil ou cabinet d’avocat est un atout;
  • Excellentes aptitudes en communication et maîtrise du français et de l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit);
  • Très bonne maîtrise de l’environnement Windows, Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) ainsi que des vérifications pré-emploi.

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Notre offre :

  • Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
  • Un environnement de travail moderne et spacieux;
  • Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
  • Un programme d’aide aux employés;
  • Un Centre de la Petite Enfance sur place;
  • Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
  • Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
  • Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.

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Position title: Administrator, Legal and Soil Rehabilitation

Location:Montreal

Reports to: VP, Legal Services and Associate General Counsel / Director, Soil Rehabilitation

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and absorbent hygiene products. With approximately 10,000 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day.

Reporting to the VP, Legal Services and Associate General Counsel and to the Director, Soil Rehabilitation, your role will consist of acting as their right hand providing them administrative and office support but also facilitating all internal and external communications.

Job Responsibilities/Accountabilities:

  • Act as liaison and ensure the coordination between internal and external resources involved in various projects;
  • Code and process invoices for payment and bank deposits while making the necessary follow-ups;
  • Manage the system for tracking the budget of the Soil Rehabilitation group;
  • Assist in the upgrade of the Legal/Secretariat filing management project (clean up and sorting of files, scanning, etc.) and become the system administrator for the new system that will be implemented;
  • Manager paper and electronic archives and ensure proper filing is done daily;
  • Responsible for managing records of the Soil Rehabilitation, Legal and Secretariat Departments, creating files, filing, archiving and document management;
  • Working under the supervision of the in-house attorneys, perform research and assist with certain routine work (e.g. providing legal templates such as Non-Disclosure Agreements s to in-house clients and helping them complete);
  • Keep track of on-going file progress, expense accounts, budgets, invoices and deadlines/schedules;
  • Coordinate the management of schedules and the planning of travels and meetings;
  • Ensure daily mail processing and coordinate orders for office supplies;
  • Organize meetings/events as required;
  • Prepare various internal and external communications documents and presentations;
  • Perform traditional office management tasks provide back-up and support top the team as needed.

Key Skills:

  • Discrete, resourceful, tactful and diplomatic;
  • Efficient, flexible and strong ability to prioritize;
  • Known for your attention to detail, strong organizational skills, commitment, leadership, and a team player;
  • You naturally take initiative in on-going projects and thrive in a fast-paced environment;
  • You work effectively with minimum supervision and coaching.

Professional Experience/Qualifications:

  • College diploma in Office Computing, Administration or the equivalent;
  • Minimum of 5 years of experience in a similar position;
  • Knowledge of the industrial environment and / or experience in a consulting engineering firm or law firm is considered an asset;
  • Excellent communication skills and bilingual, both spoken and written, in English and in French;
  • Proficient in Office software in a Windows environment - Word, Excel, Power Point and Outlook.

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) as well as pre-employment verification.

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

Our offer:

  • A downtown location (Place des Arts metro);
  • A modern and spacious work environment;
  • A flexible insurance plan (life, medical, dental);
  • An employee assistance program;
  • A childcare center on location;
  • Competitive compensation, including annual bonus plan;
  • A pension plan with matching company contributions;
  • Employer-paid development and continuing education.

Domtar is an equal opportunity employer. Qualified applicants will be considered without regard to age, race, color, sex (including gender identity or expression, sexual orientation, and pregnancy), marital status, religion, national origin, genetic information, disability, or veteran status.

Apply now!

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