Administrator, Legal & Estates (12 month contract)

October 20 2021
Categories Bank, Insurance, Financial Services, Information technology, Legal, Paralegal, Legal, Paralegal, Purchasing, Procurement, Contracts, Real Estate, Transport, Logistics, Supply Chain, Purchasing
Montreal, QC
Responsible for ensuring that legal documentation supporting estate and legal transfers is in good order.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

  • Review and approve documentation to support estate and legal transfers, ensuring all policies, procedures and security regulations are followed and that all transfers are completed on a timely basis.

  • Respond to written and telephone enquiries regarding transfer requirements from executors and beneficiaries of estates, lawyers, etc.

  • Ensure dividend reinvestment plan shares are processed with estate transfers.

  • Maintain and submit monthly statistics for fees and management reporting purposes.

  • Calculate and collect transfer fees.

  • Act as a resource to Client Services and Investor Services with respect to estate and legal transfers.

  • Ensure compliance with policies, procedures and regulatory requirements.

  • Other duties and responsibilities as assigned.

WORK ENVIRONMENT AND PHYSICAL DEMANDS

  • Essential functions are typically performed in an office setting.

  • Noise level low

  • Visual volume low

  • Lifting rarely required, less than 10 lbs

  • Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

POSITION REQUIREMENTS

  • 1+ year of experience in a similar role is preferred

  • Canadian Securities Course, an asset

  • Proficient in Microsoft Office suite, intermediate in Microsoft Excel and Microsoft Word

  • Financial services industry experience, an asset

  • Bilingual in English/French required

Responsable de s’assurer que les documents juridiques à l’appui des transferts successoraux juridiques sont en règle.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

  • Examiner et approuver les documents à l’appui des transferts successoraux et juridiques pour s’assurer du respect de l’ensemble des politiques, procédures et règlements sur les valeurs mobilières et de la réalisation de tous les transferts sans délai.
  • Répondre aux questions au sujet des exigences liées aux transferts reçues par écrit et par téléphone, notamment des exécuteurs testamentaires, des bénéficiaires de succession et des avocats.
  • S’assurer que les régimes de réinvestissement des dividendes sont traités avec les transferts de succession.
  • Établir et présenter des statistiques mensuelles pour la production de rapport de gestion et de rapports sur les frais.
  • Calculer et percevoir les frais de transfert.
  • Agir à titre de ressource pour les Services à la clientèle et les Services aux investisseurs à l’égard des transferts successoraux et juridiques.
  • S’assurer du respect des politiques, des procédures et des exigences réglementaires.
  • S’acquitter des autres tâches et responsabilités attribuées.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET EXIGENCES PHYSIQUES

  • Les tâches essentielles sont habituellement réalisées dans un environnement de bureau.
  • Faible bruit ambiant
  • Faible volume visuel
  • Soulèvement de poids rarement nécessaire, moins de 10 lb.
  • Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être mises en place pour permettre aux personnes présentant un handicap de réaliser les tâches essentielles.

EXIGENCES LIÉES AU POSTE

  • Diplôme d’études collégiales ou universitaires, ou expérience équivalente
  • De une à trois années d’expérience dans un poste d’administration
  • Réussite du cours sur le commerce des valeurs mobilières (CSC) au Canada, un atout
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, connaissance intermédiaire de Microsoft Excel et de Microsoft Word
  • Expérience dans le secteur des services financiers, un atout
  • Bilinguisme anglais/français exigé

Le Groupe TMX s’est engagé à créer et à maintenir un milieu de travail empreint de collaboration au sein duquel chacun est traité avec dignité et respect, et qui reflète la diversité de la collectivité où nous exerçons nos activités. Nous mettons en place des mesures d’adaptation pour les candidats et les membres du personnel qui en ont besoin.

TMX is committed to creating and sustaining a collegial work environment in which all individuals are treated with dignity and respect and one which reflects the diversity of the community in which we operate. We provide accommodations for applicants and employees who require it.

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