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Administrative Assistant, Compliance, Rules and Standards

Group: Compliance Rules and Standards Reports to: Director, Compliance Rules and Standards Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 31 July 2026

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

The Administrative Assistant provides comprehensive administrative, logistical, and operational support to the Compliance, Rules and Standards team, ensuring the efficient delivery of compliance, audit, and governance activities. The role coordinates travel, meetings, documentation, financial processes, and departmental communications while maintaining accurate records and supporting key internal and external stakeholders. In addition, the position provides administrative support to other departments as required, contributing to cross-functional collaboration and ensuring organizational priorities are supported efficiently.

KEY RESPONSIBILITIES

Manage travel (flights and accommodation) for department staff and groups (e.g. Compliance Review Committee (CRC), audit teams, independent Observer (IO) teams); Review and triage compliance inbox; Review and triage testing inbox; Format documents (e.g. IO reports, checklists, agendas, reports, communications, compliance letters); Draft and send all formal compliance letters, correspondence from compliance email address and prepare PowerPoint presentations when requested; Compile and send CRC, IO and Auditor annual document packages; Process per diems for staff, CRC, IO, audit teams and working groups; Arrange roaming plans for phones; Invoicing and processing invoices from suppliers, auditors, CRC members; Assist with credit card reconciliation on Concur; Arrange office team meetings and team logistics (e.g. Compliance Taskforce); Organize compliance related meetings in the office (e.g. CRC, Council of Europe, ADO visits), including lunches, liaison with front desk; Arrange virtual meetings, etc.; Organizing key communications in SharePoint (e.g. anti-doping rules, compliance enforcement related emails); Update and maintain list of Signatories on SharePoint and website, include preparation of correspondence for new Signatories; Liaison with communications department to ensure documentation on website is up to date; Onboarding staff from other depts when required.

QUALIFICATIONS AND SKILLS Diploma or certification in Administrative Assistance, or an equivalent combination of education and relevant work experience; Minimum of five (5) years of experience in an administrative assistant role; Proficiency in Microsoft Office applications, with advanced skills in PowerPoint, Excel, and Word; Demonstrated ability to handle confidential information with a high level of discretion; Exceptional attention to detail and accuracy; Strong analytical and problem-solving skills; Excellent drafting and written communication skills; Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset; Occasional work in the evening or on weekends; No travel required; Fit with organizational culture: teamwork, team spirit and love of sport; Aligned with WADA core values: integrity, openness and excellence.

WHAT WE OFFER

Competitive Benefits Package.

Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment. Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of February 2026, the Agency employs approximately 177 employees and is represented by 55 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Assistant administratif, Conformité, règles et standards

Groupe: Conformité, règles et standards Supérieur: Directeur, Conformité, règles et standards Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 31 juillet 2026

QUI SOMMES-NOUS

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

L’assistant administratif offre un soutien administratif, logistique et opérationnel complet à l’équipe de conformité, règles et normes, assurant la prestation efficace des activités de conformité, d’audit et de gouvernance. Ce rôle coordonne les déplacements, les réunions, la documentation, les processus financiers et les communications départementales tout en maintenant des dossiers précis et en soutenant les parties prenantes clés internes et externes. De plus, ce poste assure un soutien administratif aux autres départements au besoin, contribuant ainsi à la collaboration interfonctionnelle et veillant à ce que les priorités organisationnelles soient soutenues efficacement.

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

Gérer les déplacements (vols et hébergement) du personnel et des groupes du département (par exemple, le Comité d'examen de la conformité (CEC), les équipes d'audit, les équipes d'observateurs indépendants (OI); Traiter et prioriser la boîte de réception de conformité; Traiter et prioriser la boîte de réception relative aux tests; Mettre en forme les documents (par exemple, les rapports des OI, les listes de vérification, les ordres du jour, les rapports, les communications, les lettres de conformité); Rédiger et envoyer toutes les lettres de conformité officielles, la correspondance à partir de l'adresse courriel dédiée à la conformité et préparer les présentations PowerPoint sur demande; Compiler et envoyer les dossiers annuels du CEC, des OI et des vérificateurs; Gérer les indemnités journalières du personnel, du CEC, des OI, des équipes d'audit et des groupes de travail; Mettre en place les forfaits d'itinérance téléphonique; Facturer et traiter les factures des fournisseurs, des vérificateurs et des membres du CEC; Aide à la réconciliation des cartes de crédit sur Concur; Organiser les réunions et la logistique des équipes (par exemple, le groupe de travail sur la conformité); Organiser les réunions relatives à la conformité au bureau (par exemple, visites du CEC, du Conseil de l'Europe et de l'ADO), y compris les déjeuners et la liaison avec l'accueil; Organiser des rencontres virtuelles, etc.; Gérer les communications clés sur SharePoint (par exemple, les règles antidopage et les courriels relatifs à l'application de la conformité); Mettre à jour la liste des signataires sur SharePoint et le site Web, et préparer la correspondance pour les nouveaux signataires; Assurer la liaison avec le service des communications afin d'assurer la mise à jour des documents sur le site Web; Accueillir le personnel des autres départements, le cas échéant.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

Diplôme ou certification en assistance administrative, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle pertinente; Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un rôle d’assistant administratif; Maîtrise des applications Microsoft Office, avec des compétences avancées en PowerPoint, Excel et Word; Capacité démontrée à gérer des informations confidentielles avec un haut niveau de discrétion; Une attention exceptionnelle aux détails et à la précision; De solides compétences analytiques et de résolution de problèmes; Excellentes compétences en rédaction et en communication écrite; Excellentes compétences orales et écrites dans l’une des deux langues officielles de l’AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l’autre langue officielle; des langues supplémentaires seraient un atout; Travail occasionnel en soirée ou les fins de semaine; Aucun déplacement n'est nécessaire; Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles : travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport; Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.

Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage. Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. À propos de nous: Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En février 2026, l’Agence emploie environ 177 employés et est représentée par 55 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.